Современная налоговая декларация

Современная налоговая декларация

Проблемы электронных документов в налогообложении.
Консультации / Екатерина Шестакова 12 Мар 2018, 13:22
Современная налоговая декларация

Когда завершается очередной отчетный период, добросовестным организациям предстоит камеральная налоговая проверка. Организация предоставляет в ФНС налоговые декларации, подтверждающие, что добросовестно платит налоги. В зависимости от необходимости налоговая может потребовать и пакет иных документов.

В мире современных технологий налоговая отчетность может предоставляться в двух форматах: бумажном и электронном, через оператора электронного документооборота. Как показывает практика, предпочтительным способом пока является первый. Причин для этого достаточно.

В сельской местности компании и предприниматели не могут рассчитывать на стабильную работу Интернета, не имеют по близости провайдеров услуг электронного документооборота с налоговым органом. По этой же причине в законодательстве, регулирующем переход на контрольно-кассовую технику, передающую данные в налоговый орган, имеется оговорка о том, что исключение составляют труднодоступные районы страны.

Информатизация российского госсектора продвигается неравномерно, неоспоримым фактом остается «цифровое неравенство» федеральных ведомств, «цифровой разрыв» различных регионов. Сюда также можно отнести нехватку аппаратных средств, использование различных систем и программ, которые не могут обмениваться документами, недооценка важности стандартизации в области электронного документооборота, иногда происходит применение систем, снижающих качество работы госорганов и организаций.

Системы должны существенно сокращать время доставки документов, исключать издержки, связанные с очередями, устранять недобросовестных посредников. Но так бывает не всегда. Многие компании и предприниматели ведут микробизнес с оборотом до 300 тыс. руб. в год, в связи с чем трудозатратно приобретать электронную цифровую подпись, подключать систему электронного документооборота и заключать договоры со специальными операторами. Еще одним затратным пунктом являются онлайн-кассы. Цена лицензии может достигать 800 тыс. руб.

В этой связи во многих компаниях и у предпринимателей, которые применяют единый налог на вмененный доход, упрощенную систему налогообложения, ведется электронный документооборот с использованием специализированных программ. Но отчетность подается в налоговый орган не в форме электронных документов, а на бумажных носителях непосредственно в налоговый орган через канцелярию. Исключение составляет только отчетность по НДС, которая подается в любом случае исключительно в электронном виде.

Предоставлять отчетность в налоговый орган в электронном виде необходимо:

▪          если среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек;

▪          если создана (в том числе реорганизована) организация с численностью работников, превышающей 100 человек.

В остальных случаях микропредприятия и предприниматели ограничиваются бумажными документами.

Декларация представляется в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи по установленным форматам с применением усиленной квалифицированной электронной подписи в соответствии с порядком представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Если налоговый орган, например, запрашивает пояснения, то они могут предоставляться тоже как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Электронный документооборот обязателен для НДС, для других видов налогов подача пояснений может осуществляться на бумажных носителях. И некоторые налогоплательщики рассуждают, что поданные документы на бумажном носителе будут дольше проверяться и обнаружить ошибку сложнее.

В целом форма подачи документов в ФНС зависит от того, в каком виде организация получила требование на подачу налоговой отчетности. Если это письмо на бумаге, то документы необходимо выгрузить из учетной системы или системы документооборота, распечатать, заверить печатью и подписью и отправить в ФНС.

Почему придется делать двойную работу

Часто электронные документы приходится сканировать, например, если необходимо в налоговый орган представить документы в виде скан-копий. Конечно, автоматическое формирование канцелярской отчетности в виде описи документов для налоговой упрощает создание пакета документов для электронного документооборота с налоговой. Однако сканирование трудозатратно. При этом не все документы можно представлять в виде скан-копий.

В письме ФНС России от 25.01.2016 № ЕД‑4–15/887@ сказано, что в электронном виде следует предоставлять только ограниченный перечень документов.

Вид
документа

Счет-
фактура

Товарно-транспортная накладная

Акт
приемки-передачи
работ (услуг)

Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация

Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации

Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Дополнение
к договору

Договор (соглашение, контракт)

Корректиро-вочный
счет-фактура

Отчет
НИОКР

Код

0924

1665

2181

2215

2216

2330

2234

2745

2766

2772

2799


Имя файла со скан-копией должно содержать присвоенный документу код, сам файл – иметь расширение tif, pdf, jpg или png. При этом передать в инспекцию нужно структурированную информацию, содержащую не только сам файл сканированного

документа, но и:

▪          имя файла;

▪          дату и номер сканированного документа;

▪          сумму денежной оценки операции и сумму налога;

▪          реквизиты документа-основания;

▪          сведения о роли участников сделки и их идентификаторы.

Документы, не соответствующие вышеуказанным требованиям, просто могут быть не приняты налоговым органом. А следовательно, иные документы все равно придется сдавать на бумажных носителях.

Двойная работа может также заключаться и в ошибках, которые возникают при передаче данных. Некоторым компаниям приходится доказывать передачу документации в электронном виде в досудебном или судебном порядке.

Так, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.08.2008 № А33-17605/07-03АП‑922/08Ф02-3840/08 по делу № А33-17605/07 суд признал неправомерным отказ налогового органа в приеме декларации, представленной в электронном виде, из-за того, что файл не открылся. Суд указал, что ст. 119 НК РФ не предусматривает ответственности за получение нечитаемой информации или представление налоговой отчетности в электронном виде с техническими ошибками.

Но компания или предприниматель могут самостоятельно допустить налоговую ошибку, например, направить налоговую декларацию не по тому адресу. За непредставление декларации в определенный законодательством срок предусмотрена ответственность по п. 1 ст. 119 НК РФ. Напомним, в силу данной нормы нарушение сроков представления в инспекцию отчетности влечет взыскание штрафа в размере 5% не уплаченной в установленный законодательством срок суммы налога, подлежащей уплате на основании декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 руб. Соответственно, привлечение к ответственности индивидуального предпринимателя по ст. 119 НК Российской Федерации является правомерным. К аналогичным выводам пришел АС МО в постановлении от 22.02.2017 № Ф05–1162/2017 по делу № А40–164256/2016.

Проблемы безопасности

Для многих компаний вопросы безопасности информации о доходах и расходах, а также о чистой прибыли являются очень важными. А вот бухгалтерская и налоговая отчетность, сданные в электронном виде, автоматически попадают в системы проверки контрагентов. Таким образом, любой может провести горизонтальный и вертикальный анализ отчетности, узнать слабые стороны компании. По понятным причинам компании, которые не обязаны раскрывать информацию, не хотят попадания лишней информации в платные базы данных.

Кроме того, возникает вопрос утечки данных. Внешние операторы ЭДО сильно проигрывают «стационарным» СЭД в плане безопасности: документы, попавшие во внешнюю среду, фактически попадают в чужие руки. Подсистемы безопасности у веб-сервиса (а им обычно и является оператор электронного документооборота) гораздо скромнее, чем у любой внедряемой СЭД, а значит, всегда есть риск, что налоговый инспектор увидит то, что должно быть коммерческой тайной.

Неравенство документов

В некоторых странах, например, в Великобритании, электронная переписка приравнивается к документу на бумажном носителе: можно работать как с электронными документами, например, регистрировать компанию в режиме онлайн, заключать договоры, общаясь с контрагентом в другой части света по электронной почте, а можно по старинке воспользоваться бумажным документом.

В Италии работает сертифицированная электронная почта, которую государство ввело нормативным актом. Все организации обязаны иметь в этой системе свои электронные почтовые ящики. Граждане тоже имеют такое право, причем для них эта услуга бесплатная. Письмо, написанное с помощью этой почты, автоматически становится юридически значимым. Оно может иметь или не иметь ЭЦП, но у него есть авторство, а доставку гарантирует сама почта. Когда вместе с электронным письмом требуется доставка бумажной копии, почтовое отделение его распечатывает, а затем заверяет подписью своего уполномоченного сотрудника и доставляет адресату.

В Татарстане создан институт уполномоченных внутриведомственных «нотариусов», которые заверяют бумажную распечатку электронного документа, придавая ему юридическую силу.

В Российской Федерации скан-документы и электронные письма не равны документам на бумажном носителе. В итоге, если контрагент находится в другом регионе и вы обменялись договорами, то это не означает, что такой договор имеет юридическую силу.

Если компания имеет расходы, то такие расходы могут быть признаны необоснованными по той причине, что документ в виде скан-копии не равен документу на бумажном носителе.

По причинам отсутствия достаточных нормативных актов остается нерешенным вопрос о правомочности электронного документа. На практике невозможно сделать правомочную бумажную копию электронного документа.

Хранение электронных налоговых документов

В соответствии со ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. На данный момент вопрос хранения документов не урегулирован.

Представители Минфина России разъясняют следующее. До утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее), и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (Информация Минфина РФ № ПЗ‑13/2015).

Указанными документами не предусмотрен порядок уничтожения первичных учетных документов, изначально сформированных в виде бумажных документов, при их переводе в электронный вид.

На этот конкретный вопрос был дан ответ для кредитных организаций в письме ЦБ РФ от 20.04.2015 № 18-1-1-7/693: перевод в электронный вид для последующего хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета, изначально сформированных на бумажном носителе, а также уничтожение бумажных документов после их записи в электронном виде кредитная организация осуществлять не вправе.

До настоящего времени вопрос практического применения первичных электронных документов до конца не урегулирован. При этом действующее законодательство в области бухгалтерского учета и налоговое законодательство не ограничивают право субъектов экономической деятельности использовать самостоятельно разработанные форматы первичных учетных документов для отражения любых фактов хозяйственной жизни.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после завершения отчетного периода.

Хранение налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организуется руководителем организации-налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), физическим лицом-налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом). Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, налогоплательщики обязаны хранить в течение четырех лет, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом РФ.

Иные проблемы электронного взаимодействия

Если мы обратимся к информации из официальных органов, то очевидно, что использовать электронный документооборот в налогообложении достаточно легко.

Среди преимуществ электронного документооборота называются следующие:

▪          нет необходимости приходить в налоговые органы, так как отчетность в любое время суток может быть отправлена из офиса налогоплательщика (экономия временных затрат);

▪          не требуется дублирования сдаваемых документов на бумажных носителях;

▪          сокращение количества технических ошибок (отчетность формируется в утвержденном формате с использованием средств выходного контроля, посредством которого проверяется правильность заполнения полей форм отчетности);

▪          оперативность обновления форматов представления отчетности (при изменении форм налоговой и (или) бухгалтерской отчетности или введении новых форм отчетности, до срока представления отчетности, налогоплательщик получает возможность обновить версии форматов в электронном виде);

▪          гарантия подтверждения доставки документов (возможность в течение суток получить подтверждение выполнения обязательств налогоплательщиком, а также в оперативном режиме посмотреть свою личную карточку, таким образом, нет необходимости ждать актов сверки);

▪          защита отчетности, представляемой в электронной форме по ТКС, от просмотра и корректировки третьими лицами;

▪          возможность получения в электронном виде справки о состоянии расчетов с бюджетом, выписки операций по расчетам с бюджетом, перечень налоговой и бухгалтерской отчетности, представленной в налоговую инспекцию, акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, актуальные разъяснения ФНС России по налоговому законодательству, а также возможность направить запрос информационного характера в налоговые органы.

Но даже за рубежом введение электронного документооборота не так эффективно. Например, в Чехии в сельской местности в связи с введением новой контрольно-кассовой техники закрылись кафе, рестораны и магазины.

При этом в Российской Федерации, на взгляд экспертов, также необходимо совершенствование нормативной правовой базы, системы стандартизации электронных документов и системы управления процессами развития ЭДО.

ЭДО и ЭЦП не стали массовой практикой в силу недоверия к данным технологиям со стороны населения. На данный момент не сложились стереотипы деловой культуры по отношению к электронным документам. Если одна компания не применяет электронный документооборот, то и вторая компания не может применить электронные документы.

Существует также кадровая проблема – выпускаемые государством специалисты пока не готовы в полной мере к работе с электронными документами. На практике приходится привлекать ИТ-специалистов и обучать их основам управления документами. Также молодые специалисты не стремятся работать по специальности, а работники со стажем крайне редко справляются с электронными системами.

Не все суды принимают электронные скан-копии, скрин-шоты с экрана компьютера. А следовательно, защитить себя в суде с помощью электронных документов сложнее, чем с помощью документов на бумажных носителях. С одной стороны, налоговый орган, развивает электронный документооборот, с другой – присылает требования о предоставлении документов, которые только косвенно относятся к налогообложению. К таким документам относятся копии паспортов директоров, визитные карточки контрагентов, приглашения на выставки, запросы предложений. Все эти документы, по мнению налогового органа, подтверждают или опровергают необоснованную налоговую выгоду, которую получил налогоплательщик. Понятно, что, общаясь в пространстве Интернет с контрагентами, налогоплательщик просто не сможет представить пачку документов на бумажных носителях, а следовательно, не сможет подтвердить факт несения расходов.

Любая ЭЦП, используемая по соглашению сторон или в соответствии с требованиями закона, может быть равнозначна собственноручной подписи лица, если:

▪          прошла проверку на подлинность при помощи открытого ключа, имеющего сертификат УЦ, или в порядке, предусмотренном соглашением сторон;

▪          подписавшее лицо правомерно владеет секретным ключом;

▪          сертификат ЭЦП является действующим на момент подписания.

Этот набор требований позволяет любым лицам свободно использовать ЭЦП в качестве собственноручной подписи. Но на практике налоговый орган и здесь предъявляет претензии к налогоплательщику, указывая, что документы подписаны неустановленным лицом, а хозяйственная операция не могла быть совершена. Хотя электронный документооборот как раз и предполагает подписание документов в электронном виде. В соответствии с указанными условиями допускается представление в качестве судебных доказательств электронных данных (сообщений), подписанных ЭЦП. К тому же Директива СЕ признает ЭП равнозначной собственноручной подписи и при этом предостерегает, что нельзя отрицать юридические последствия применения электронной подписи или отвергать использование электронной подписи в судебных процедурах только на том основании, что она в электронной форме, не имеет особого сертификата, выпущенного аккредитованным центром, и не создана надежным (сертифицированным) устройством электронной подписи.

Таким образом, в судах в качестве доказательств при разбирательствах принимают документы с электронной подписью. Но проблема и состоит в том, что часто налогоплательщику приходится доказывать, что применение электронного документооборота, выбор поставщиков в Интернете не имели целью уход от налогов. Электронный документооборот фактически не защищает от претензий, в том числе необоснованных, налогового органа. Главным результатом применения электронных документов должно стать реальное повышение качества жизни населения, создание условий для быстроты операций. ЭДО должны снизить стоимость предоставляемых услуг, повысить их оперативность, в целом повысить эффективность управления производством, способствовать прозрачности взаимодействия и противодействию коррупции.

Подписывайтесь на нашу рубрику:
Для подпсики необходимо авторизироваться
Укажите вашу электронную почту в личном кабинете
Комментарий
Чтобы оставить комментарий необходимо авторизироваться