Как правильно оформить возврат товара

Бракованный товар можно просто не принимать, а можно вернуть позже, получив взамен качественный или деньги. Можно его вернуть и при отсутствии брака, если, например, договориться с поставщиком, что непроданное тот примет обратно. Но во всех подобных случаях необходимо правильно заполнить все необходимые документы.
Российская экономика / 23 января 2021, 11:00

Если поставщик отгрузил организации некачественный или некомплектный товар, то покупатель может его вернуть. Могут быть другие причины возврата, это зависит от условий договора поставки. В Гражданском законодательстве РФ закреплено несколько оснований, по которым можно вернуть товар.

Это случаи несоответствия по:

  • качеству;
  • ассортименту;
  • комплекту;
  • таре и упаковке.

Действующее законодательство позволяет возвращать товар поставщику в следующих случаях:

  • покупатель не получил полную информацию о характеристиках товара;
  • поставщик не отгрузил нужное количество (в этом случае покупатель может отказаться от всей партии);
  •  товар не полностью укомплектован;
  • поставщик регулярно нарушает сроки поставки;
  • качество не соответствует условиям договора;
  • продукцию отгрузили без упаковки или тары.

 

Как оформить возврат товара

Независимо от причины возврата товара поставщику (например, возврат некачественного или нереализованного), закон о бухучете обязывает покупателя составлять при этом первичные учетные документы (п. 1 ст. 9 Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Возврат товаров поставщику сопровождается возвратной накладной (например, по форме № ТОРГ-12 с отметкой: «Возврат товаров») или актом возврата товаров поставщику. Документы на возврат товара от покупателя поставщику передаются вместе с возвращенным товаром. Кроме этого, покупатель направляет поставщику письмо (претензию) с требованием принять возвращенные товары с указанием причины их возврата.

Если возврат товара поставщику производится по доверенности, то в этом случае при ее оформлении можно воспользоваться формой № М-2 (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5). При этом покупателю выставлять счет-фактуру на возврат товаров не нужно.

Претензионное письмо

Если в процессе приемки поставленного товара или же после его приемки будет выявлено несоответствие этого товара требованиям, предъявляемым к его качеству, покупатель вправе по своему выбору: отказаться от исполнения договора купли-продажи, вернуть некачественный товар и потребовать возврата уплаченной за него денежной суммы или же потребовать замену этого товара товаром надлежащего качества (п. 2 ст. 475 ГК РФ).

Свои требования покупатель излагает в виде претензии, которая направляется поставщику (например, на возврат товара). Нормами действующего законодательства РФ установленная форма претензии на возврат товара поставщику не предусмотрена. Претензионное письмо составляется в произвольной форме. В нем указывается:

  • полное название и реквизиты покупателя и поставщика;
  • номер и дата договора купли-продажи (поставки);
  • номер и дата сопроводительных документов на поставленный товар;
  • наименование товара, его количество и стоимость;
  • выявленное расхождение (неисправность);
  • ссылки на нормативные акты;
  • требование об удовлетворении претензии (просьба о замене, возврате денег, уменьшение суммы и т. д.).

Претензия подписывается руководителем организации с указанием его должности и расшифровкой его Ф. И. О. и заверяется печатью компании (в случае ее наличия). Претензионное письмо передается уполномоченному представителю поставщика под роспись или же направляется ему по почте заказным письмом с описью вложения.

НДС при возврате товара поставщику

НДС при возврате товара поставщику предписано оформлять по следующим правилам:

  • Продавец составляет корректировочный счет-фактуру и регистрирует его в книге покупок.
  • Покупатель регистрирует в книге продаж корректировочный счет-фактуру продавца (если успел принять НДС к вычету, если нет – принимает вычет в невозвращаемой части).

Отметим: неважно, по какой причине происходит возврат. Так оформляют возврат и бракованного, и качественного товара, если он не соответствует договору.

Документальное оформление возврата товара

Документальное оформление возврата товара поставщику главным образом зависит от того, перешло ли право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю или еще нет. Все ситуации с возвратами можно свести к трем случаям:

  1. Брак (или несоответствие) обнаружился непосредственно при приемке. В этом случае организация-покупатель просто не принимает у поставщика некачественный товар.
  2. Основания для возврата выявлены сразу, но организация-покупатель все равно вынуждена принять продукцию ненадлежащего качества, чтобы позднее вернуть ее поставщику.
  3. Плановые обратные поставки, например, по условиям договора поставщик может регулярно забирать у организации-покупателя товары, которые организация-покупатель не успела реализовать до истечения срока их годности.

В первом случае организация-покупатель может просто не принимать испорченный товар. При этом достаточно подкорректировать приходную накладную ТОРГ-12 без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если поставщик готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, оформленной поставщиком, организацией-покупателем вычеркиваются необходимые позиции – те, которые с браком.

Обращаем внимание на то, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя – экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Указанное лицо должно поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.

Кроме этого, поставщику надо не только принять брак обратно, но и скорректировать для организации-покупателя счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее организации-покупателю в течение пяти рабочих дней, так как фактически было куплено меньше товара. При этом в счете-фактуре в корректировочных строках поставщик указывает те товары, которые он должен принимать от покупателя.

Отметим, что на практике часто используется другой вариант, а именно осуществляется допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты. То есть организация-покупатель принимает всю поставку, подписывая приходную накладную без корректировок, а поставщик доставляет недостающий качественный товар несколько позже. Это распространенный случай тогда, когда у покупателя налажены доверительные взаимоотношения с поставщиком.

Второй случай. Существуют ситуации, когда организация-покупатель не может сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки. Например, поставка была из другого региона и транспортная компания – подрядчик продавца по доставке ничего не принимает обратно. В этом случае, несмотря на брак, организации-покупателю придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе. Только после этого организация-покупатель может написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком.

Третий случай. Если у покупателя нет претензий к товару, но организация-покупатель договорилась с поставщиком вернуть ему непроданное через какой-то момент времени, то здесь, так же как и в предыдущем случае, имеет место обратная реализация.

Обычно в договоре поставки фиксируется возможность возврата нереализованного товара поставщику. Например, обратную реализацию можно провести, если продукция не была продана до определенной даты. По сути, выполняя этот процесс, вы продаете товар его бывшему владельцу. Значит, делаете ему накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, где указываете в графе «Продавец» уже название своей фирмы. Акт ТОРГ-2 при этом не заполняется, так как вы делаете возврат качественного товара поставщику. Таким образом, в этом случае (с точки зрения документального оформления) обратная реализация ничем не отличается от прямой реализации.

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству товара

Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, организации-покупателю надо при представителе поставщика или транспортной компании заполнить акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Данный акт подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.

Отметим, что вместо акта по форме ТОРГ-2 можно составить акт в произвольной форме, указав реквизиты тех документов, по которым пришел товар (договор поставки и накладная ТОРГ-12). Далее (после рассмотрения и удовлетворения претензии поставщиком на возвращаемую продукцию) организация-покупатель составляет накладную по форме ТОРГ-12. Данная накладная уже будет возвратная для организации-покупателя и приходная – для поставщика, ведь уже поставщик будет покупать у организации-покупателя товар, который организация-покупатель возвращает. Именно покупать, так как ранее к организации-покупателю перешло право собственности на товар. Это называется обратной реализацией.

Оформляется возвратная ТОРГ-12 также в двух экземплярах. В графе «Основание» надо написать: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты указываются из договора и приходной накладной, по которой изначально прибыл брак.








Также в рубрике

  • В декабре 2020 года ФНС отказалось признавать метод налоговой реконструкции как в части НДС, так и в части налога на прибыль. А в конце января 2021 года появилось Определение Верховного суда РФ от 25.01.2021 № 309-ЭС20-7277, которое заканчивает спор по методу налоговой реконструкции в части НДС.
    Налоги26 февраля 2021, 16:00
  • NIVEA выделила 50 000 000 евро на борьбу с COVID-19 во всем мире, в том числе и в России. В декабре 2020 года в рамках программы CARE BEYOND SKIN косметический бренд NIVEA направил часть средств на закупку 23 аппаратов ИВЛ для 17 региональных больниц в России. Учреждения здравоохранения по всей стране получат аппараты ИВЛ в феврале 2021 года.
    Пресс-релизы26 февраля 2021, 15:45
  • Председатель Китайской Народной Республики (КНР) Си Цзиньпин в рамках национальной итоговой конференции по борьбе с бедностью объявил, что этому государству удалось полностью преодолеть нищету населения.
    Деньги26 февраля 2021, 14:45
  • Мы живем в век стремительно развивающихся цифровых сервисов, и нам часто кажется, что происходящее с нами настолько ново, что не имело аналогов в истории.
    Российская экономика26 февраля 2021, 13:00
  • Актуальность данной темы не снижается, потому что проверки, проводимые налоговыми органами и службами, входящими в систему МВД, будут проводиться всегда. И здесь важно понимать, что любое неосторожное слово или действие может привести к неблагоприятным последствиям.
    Налоги26 февраля 2021, 11:00