Как правильно оформить путевые листы

Как правильно оформить путевые листы

Если у организации имеется свой транспорт, то для того, чтобы затраты на поездки в автомобиле можно было включать в расходы для целей налогообложения на прибыль, необходимо представить все первичные документы (кассовый чек на бензин, квитанцию или кассовый чек на автостоянку и т. п.).
Эксперты / Ирина Ланина 24 Фев 2019, 11:00
Как правильно оформить путевые листы

Для подтверждения цели поездки необходимо оформить путевой лист. Так Минфин РФ в письме от 11.06.2014 N03–04–05/28243 указал, что использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом каждый документ должен содержать обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Организация вправе использовать как самостоятельно разработанные формы документов, так и документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные Росстатом (ранее – Госкомстатом РФ).

Чаще всего организации используют все же унифицированные формы первичных документов, так как именно они приведены во всех бухгалтерских программах, что облегчает процесс их оформления и учета.

Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 года № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (согласовано с Минфином России, Минэкономики России, Минтрансом России) были утверждены унифицированные формы путевых листов.

Для легковых автомобилей это форма N3 «Путевой лист легкового автомобиля», для грузовых формы № 4-С «Путевой лист грузового автомобиля» и № 4-П «Путевой лист грузового автомобиля».

Форма N4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма N4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи предусмотрены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152).

В письмах от 03.02.2006 N03–03–04/2/23 и от 20.02.2006 N03–03–04/1/129 Минфин РФ сообщил, что первичные документы должны составляться с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, то путевой лист, составленный с такой периодичностью может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

Таким образом, организация, не являющаяся автотранспортной, может разработать собственную упрощенную форму путевого листа, заполняемую на любой срок. Собственная форма путевого листа может быть разработана на основе унифицированных форм.

Но при этом следует помнить, что пункт 10 Приказа № 152 ограничивает максимальный срок, на который может быть выписан путевой лист, одним месяцем.

Тем не менее следует учитывать, что в организациях предусмотрено проведение медицинских осмотров водителей перед началом рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения. Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб (Приказ Минздрава России от 15.12.2014 N835н).

Таким образом, путевой лист должен оформляться, в том числе организацией, эксплуатирующей транспортные средства, каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства (письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03–01/21740-ИС).

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом до выдачи его водителю на каждое транспортное средство. Остальные данные позднее заполняют ответственные работники организации – владельца автотранспорта и заказчики.

Путевой лист остается в организации-владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

Путевой лист обычно выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Согласно приказу № 152 путевой лист должен содержать сведения о:

▪          наименовании и номере путевого листа;

▪          сроке действия путевого листа;

▪          собственнике (владельце) транспортного средства;

▪          транспортном средстве;

▪          водителе.

В унифицированной форме путевого листа обязательно должны быть проставлены:

▪          порядковый номер,

▪          дата выдачи,

▪          серия и номер автомобиля, его марка,

▪          цель поездки.

В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.).

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

2) для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того, модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания спидометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку;

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

Даты, время и показания спидометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя. Индивидуальный предприниматель проставляет эти сведения в случае, если он совмещает обязанности водителя.

Сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества. Обязательное медицинское освидетельствование водителя перед рейсом и после него (сведения о водителе) предусмотрено в пункте 1 статьи 23 Федерального закона от 10.12.1995 N196-ФЗ «О безопасности дорожного движения».

Кроме медицинского осмотра водителя перед рейсом проводится контроль технического состояния транспортного средства, дата и время проведения которого проставляются в путевом листе контролером технического состояния автотранспортных средств (или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта), проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля. Так в письме Минфина РФ от 20.02.2006 N03–03–04/1/129 сказано, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Аналогичное мнение содержится и в других письмах контролирующих органов.

Расход горючего определяется в соответствии с Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утв. Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ‑23-р (далее – Распоряжение). Однозначного мнения об обязательности применения Норм до сих пор нет. Тем не менее следует учитывать, что Федеральная налоговая служба письмом от 15.04.2008 N СК‑6–5/281 направила их для руководства в работе. Минфин РФ также придерживается мнения об обязательности применения Распоряжения при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля (письмо от 03.09.2010 № 03–03–06/2/57). Письмом Минюста России от 21.09.2009 N03–2609 предписано руководствоваться данным документом в целях организации эксплуатации транспортных средств.

Таким образом, при налоговых проверках инспектора вполне вероятно будут учитывать использование топлива для учета расходов только в пределах этих норм.

Если в Распоряжении отсутствуют нормы для вашего автомобиля, то следует сделать запрос в специализированную научную организацию, осуществляющую разработку таких норм по специальной программе-методике, а после получения ответа утвердить ее приказом руководителя (п. 6 Распоряжения). Также можно воспользоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 10.06.2011 N03–03–06/4/67, от 22.06.2010 N03–03–06/4/61).

Так, например, в Распоряжении отсутствуют нормы расхода топлива для автомобиля Scania Т‑164. Организация запросила эти нормы в НИИ автомобильного транспорта» (ОАО «НИИАТ»). НИИ устанавливает эти нормы по фактически представленным документам организации, и если фактический расход резко отличается от аналогов данного автомобиля, то при соответствующем документальном подтверждении, НИИ разрабатывает «необходимые» для организации нормы.

На основании полученного ответа в организации приказом руководителя утверждены нормы расхода топлива для автомобиля с прицепом.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Выданные путевые листы регистрируются в журнале учета движения путевых листов (типовая форма № 8, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 или самостоятельно разработанный).

Журнал применяется организацией для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.

Подписывайтесь на нашу рубрику:
Для подпсики необходимо авторизироваться
Укажите вашу электронную почту в личном кабинете
Комментарий
Чтобы оставить комментарий необходимо авторизироваться