Оформление банковских операций: как организовать документооборот

Оформление банковских операций: как организовать документооборот

Поскольку все факты хозяйственной жизни организации оформляются соответствующими первичными документами, то это правило касается и проведения расчетов через банк. Движение первичных документов в компании традиционно именуют документооборотом, в котором отдельно выделяется блок документов, относящийся к банковским операциям.
Эксперты / Виталий Семенихин 25 Май 2019, 12:15
Оформление банковских операций: как организовать документооборот

О том, как организуется движение банковских документов в организации, расскажем в настоящей статье.

В пункте 73 ГОСТ Р 7.0.8–2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, под документооборотом понимается движение документов в компании с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

До утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета (далее – ФСБУ), устанавливающего требования к документообороту, при организации системы документооборота коммерческие компании могут использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105).

Подтверждает это и Минфин России в Информации № ПЗ‑13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков», а также в Письме от 22.01.2016 № 07–04–09/2355, содержащем рекомендации аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2015 год».

Движение первичных документов в бухучете

В соответствии с Положением № 105 движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется специальным графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер организации, а руководитель его утверждает. При этом график документооборота должен предусматривать несколько этапов движения документа внутри организации: создание, проверку, обработку документа и передачу его в архив. На каждом этапе движения документа указывается количество экземпляров, в которых должен составляться документ, а также лицо, ответственное за его составление, обработку, проверку.

Обратите внимание, что документооборот разрабатывается в целом по организации, а не по отдельным участкам учета и осуществления фактов хозяйственной жизни. По сути, он представляет собой единую систему движения документации в организации. Соответствующие службы и подразделения организации (или же сотрудники, если в структуре компании не предусмотрено образование служб и департаментов) получают выписки из общего графика документооборота, в которых содержится порядок составления и движения документов, подведомственных данной структуре.

Банковские расчеты (движение средств через расчетные счета организации) также являются подсистемой документооборота организации. Движение документов, относящихся к операциям, осуществляемым при помощи банка, связано с осуществлением безналичных расчетов, обналичиванием денежных средств для выдачи заработной платы и выдачи указанных средств в под­отчет сотрудникам организации, получением кредитов и прочих услуг банка.

Общие положения, касающиеся осуществления безналичных расчетов в Российской Федерации, установлены Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденным Банком России 19.06.2012 № 383-П (далее – Положение № 383-П).

Помимо порядка расчетов с использованием банковской системы данное Положение закрепляет также перечень документов, необходимых для осуществления перевода денежных средств в безналичном порядке.

В связи с тем, что осуществление операций коммерческих банков в нашей стране регулируется как Банком России, так и внутрибанковскими правилами, документооборот организации по учету банковских операций во многом определяется данными стандартами.

Какие формы безналичных расчетов существует

Итак, в соответствии с пунктом 1.1 Положения № 383-П существует несколько форм безналичных расчетов, которые организация может применять в своей деятельности:

  • расчеты платежными поручениями;
  • расчеты по аккредитиву;
  • расчеты инкассовыми поручениями;
  • расчеты в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств (прямое дебетование) – расчеты платежными требованиями.

Платежные поручения, инкассовые поручения, платежные требования как расчетные документы, используемые для осуществления банковских операций, составляются организациями-плательщиками, получателями средств в электронном виде или на бумажном носителе.

Перечень, описание и номера реквизитов расчетных документов – платежного поручения, инкассового поручения, платежного требования, а также формы указанных документов на бумажных носителях приведены в приложениях 1–7 к Положению № 383-П.

Обратите внимание, что формы расчетных документов на бумажном носителе согласно пункту 1.13 Положения № 383-П не должны превышать лист формата A4. Количество экземпляров расчетных документов на бумажных носителях устанавливается банком.

Расчетные документы в электронном виде должны быть подписаны электронной подписью, аналогом собственноручной подписи и (или) удостоверяться кодами, паролями и иными средствами, позволяющими подтвердить, что расчетные документы составлены плательщиком, получателем средств или уполномоченным на это лицом (лицами), что следует из пункта 1.24 Положения № 383-П.

Аккредитив как форма расчета

Заметим, что одной из форм безналичных расчетов является аккредитив. На основании пункта 6.4 Положения № 383-П передача аккредитива, изменений условий аккредитива, документов, заявлений, уведомлений, извещений и иной обмен информацией по аккредитиву могут осуществляться на бумажном носителе и (или) в электронном виде с использованием средств связи, позволяющих достоверно установить отправителя, включая информационные системы, в том числе распределенные информационные системы. Особенности обмена информацией по аккредитиву с использованием информационных систем предусмотрены пунктом 6.34 Положения № 383-П.

Реквизиты и форма (на бумажном носителе) аккредитива в силу пункта 6.7 Положения № 383-П устанавливаются банком. При этом в аккредитиве в обязательном порядке должна быть указана следующая информация:

  • номер и дата аккредитива;
  • сумма аккредитива;
  • реквизиты плательщика;
  • реквизиты банка-эмитента;
  • реквизиты получателя средств;
  • реквизиты исполняющего банка;
  • вид аккредитива;
  • срок действия аккредитива;
  • способ исполнения аккредитива;
  • перечень документов, которые должны быть представлены по аккредитиву, и требования к ним;
  • назначение платежа;
  • срок представления документов;
  • необходимость подтверждения (при наличии);
  • порядок оплаты комиссионного вознаграждения банков.

Помимо этого, в аккредитиве может быть указана иная информация.

При приеме расчетных документов, аккредитива (далее – распоряжения) к исполнению банк в соответствии с пунктом 2.1 Положения № 383-П должен осуществить ряд процедур (далее – процедуры приема распоряжения), включающих в себя:

  • удостоверение права распоряжения денежными средствами (удостоверение права использования электронного средства платежа);
  • контроль целостности распоряжений;
  • структурный контроль распоряжений;
  • контроль значений реквизитов распоряжений;
  • контроль достаточности денежных средств.

Процедуры приема к исполнению распоряжения плательщика, требующего в соответствии с федеральным законом, договором согласия третьего лица на распоряжение денежными средствами плательщика, включают контроль наличия такого согласия третьего лица.

В случае положительного результата процедур приема распоряжения банк должен принять его к исполнению и осуществить следующие действия:

  • если распоряжение было отправлено в электронном виде – направить отправителю не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк этого распоряжения, уведомление в электронном виде о приеме распоряжения к исполнению с указанием информации, позволяющей отправителю идентифицировать распоряжение и дату приема его к исполнению. Заметим, что если распоряжение помещено в очередь не исполненных в срок распоряжений, то в этом распоряжении и в уведомлении в электронном виде банк должен указать дату помещения распоряжения в очередь;
  • если распоряжение было составлено на бумажном носителе – подтвердить прием распоряжения посредством проставления даты его приема к исполнению, даты помещения в очередь не исполненных в срок распоряжений (при помещении в очередь), штампа банка и подписи уполномоченного лица банка, и возвратить отправителю экземпляр распоряжения в порядке, установленном банком, не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк распоряжения.

Таким образом, информация об исполнении распоряжения направляется организации. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете банковские документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Помимо собственных документов, которые составляет организация при осуществлении расчетов с использованием банка, в организацию поступают (в электронном виде или на бумажном носителе) входящие документы, составляемые самим банком, а также выписки банка по движению денежных средств по расчетному счету организации. Данные документы также проходят все стадии документооборота, за исключением стадии создания. При этом в организации необходимо организовать отдельное хранение документов, созданных на стороне, а также документов, созданных самой организацией. Причем входящие банковские документы должны быть также подобраны в хронологическом порядке и переплетены, как и в случае документов, связанных с осуществлением банковских расчетов, созданных самой организацией.

Подписывайтесь на нашу рубрику:
Для подпсики необходимо авторизироваться
Укажите вашу электронную почту в личном кабинете
Комментарий
Чтобы оставить комментарий необходимо авторизироваться