Работа без документов может не оплачиваться

Физическое лицо подало в Следственный комитет заявление о признании его сотрудником организации и требование к обществу выплатить ему заработную плату, компенсацию за причиненный моральный вред, компенсацию за неиспользованный отпуск. Могут ли предоставленные физическим лицом в суд документы (табели учета рабочего времени и чеки на бензин) считаться подтверждением его трудовых отношений с обществом?
Эксперты / 26 апреля 2020, 12:15
Работа без документов может не оплачиваться

Гражданин, заявивший в Следственный комитет, что требует признать его сотрудником организации и выплатить ему зарплату и компенсации, к заявлению приложил табели учета рабочего времени. При этом в табелях учета рабочего времени нет печати общества и не проставлены подписи генерального директора, главного бухгалтера, специалиста по кадрам. Табели учета рабочего времени распечатаны из Еxcel.

Кроме этого, данный гражданин прикладывает к заявлению чеки на бензин, которые, по мнению этого лица, подтверждают факт поездки в командировки.

При этом им не предоставлены необходимые документы, а именно:

§ договор на использование личного автомобиля в производственных целях;

§ приказ о командировке;

§ служебное задание на командировку;

§ отчет о выполненном служебном задании;

§ авансовый отчет.

В возбуждении уголовного дела ему отказали. Тогда гражданин пошел в суд и подал такое же заявление. В настоящее время идет судебное разбирательство. При этом часть кадровых документов попала в руки этому лицу и не возвращена им. В сложившейся ситуации генеральным директором сделан приказ о восстановлении утраченных документов (например, сделано штатное расписание по состоянию на 21.06.2019).

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Для ведения табеля учета рабочего времени в организации назначается ответственное лицо.

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, бухгалтером по расчету заработной платы, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты.

Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) и адаптировать ее под потребности предприятия.

Табель учета рабочего времени по форме Т-12 состоит из трех основных частей:

1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.

2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).

3. Третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплате зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Титульный лист

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо). Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Табличная часть

Этот раздел в табеле является основным. Именно в нем и ведется учет рабочего времени. Здесь нужно заполнить все графы:

1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1-м столбце.

2. Во 2-й и 3-й графе следует указать личные данные сотрудника – его Ф. И. О., название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.

3. 4-я графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.

Таким образом, для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив Ф. И. О. сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Так, в графе 4 ставятся отметки по дням:

Я – (явка) рабочий день.

В – выходной.

ОТ – отпуск.

РП – явка в выходной день (отработка).

К – командировка.

ПК – повышение квалификации.

У – учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения.

Б – больничный с больничным листом.

Т – неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Я – количество отработанных в этот день часов.

4. В 5-м столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и часах.

5. 6-я графа. Здесь дается эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.

6. В 7–9-м столбцах фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9-й графе.

7. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10–13.

8. В 14-м столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

9. Графы 15-я и 16-я предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

10. В 17-м столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

Следующий этап – подсчет общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат за месяц.

Дата и подписи ответственных лиц

После того как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательной расшифровкой.

Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения (или директор предприятия) – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой.

Последнее, что нужно поставить, – это дату заполнения табеля.

Оформление командировки на личном автомобиле

Отметим, что с 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет необходимости в обязательном порядке оформлять:

§ служебное задание;

§ командировочное удостоверение;

§ отчет о командировке.

Однако мы рекомендуем (во избежание претензий со стороны налоговых органов) придерживаться прежнего порядка документирования командировочных выездов и установить обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организации. При этом основным документом для направления в служебную командировку (с точки зрения действующего законодательства) является приказ о командировке.

Конкретная форма приказа законодательством не утверждена. При этом мы рекомендуем использовать унифицированные формы приказа № Т-9 (о направлении работника в командировку) либо № Т-9а (о направлении группы работников в командировку), утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

В приказе необходимо указать следующую информацию (ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

§ наименование организации;

§ дату составления и номер распорядительного документа;

§ данные сотрудника, наименование его должности;

§ данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;

§ длительность командировки (даты отъезда и прибытия);

§ цель командировки;

§ подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);

§ сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абзац второй п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле «Проезд к месту командировки».

Кроме этого, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополняет раздел «Особые условия» действующего трудового договора.

В соглашении следует прописать:

§ название, дату, номер соглашения;

§ название компании и Ф. И. О. сотрудника;

§ номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также надо взять у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельство о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он – собственник авто;

§ характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN);

§ порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту – подтвержденные расходы);

§ сроки выплаты компенсации и возмещения расходов;

§ дату вступления соглашения в силу;

§ название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника.

Сотрудник в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложить (п. 26 положения, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749):

§ командировочное удостоверение с отметками;

§ служебное задание с отчетом о проделанной работе;

§ путевой лист;

§ чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.

После этого авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.

Ответственность за утерю документов

По общему правилу обеспечить наличие и хранение обязательных в силу закона документов должен исполнительный орган компании – генеральный директор, поскольку именно он в силу закона осуществляет руководство текущей деятельностью юридического лица. Отдельно следует отметить, что, например, ведение и хранение бухгалтерской документации генеральный директор может передать главному бухгалтеру компании, впрочем, оставаясь при этом ответственным за организацию ведения бухгалтерского учета и хранение бухгалтерских документов. Таким образом, утеря обязательных документов или их порча влечет для директора обязанность по их восстановлению.

Отметим, что потеря документов – это административное правонарушение. Нарушение требований законодательства о хранении документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 руб. до 5000 руб., на юридических лиц – от 200 тыс. руб. до 300 тыс. руб. (ст. 13.25 КоАП).

Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП).

Документы говорят

Таким образом, можно сделать вывод о том, что табели учета рабочего времени, которые физическое лицо предоставило в суд, не оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства – они не подписаны должностными лицами организации и не заверены печатью общества.

Также можно сделать вывод о том, что чеки на бензин, которые физическое лицо предоставило в суд, при отсутствии необходимого комплекта документов, которые подтверждают факт командировки, никаким образом не могут выступать доказательством того, что гражданин был в командировке по заданию общества.

Установить факт трудовых отношений возможно в случае наличия документального подтверждения данного факта. Документом, подтверждающим время работы у работодателя – физического лица, является заключенный с ним письменный трудовой договор. Прием на работу оформляется приказам (распоряжением) работодателя, который издается на основании трудового договора, заключенного между работником и работодателем. Факт работы у работодателя – физического лица может быть подтвержден также документами об уплате страховых взносов в ФСС РФ, в ПФР. Кроме этого, наличие трудовых отношений должно быть зафиксировано в трудовой книжке, так как работодатель обязан сделать запись в течение 5 дней после приема работника на работу.

Так что основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца. При ее отсутствии, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

В качестве доказательств, подтверждающих факт наличия трудовых отношений, работник должен предоставить:

1) свидетельские показания;

2) штатное расписание;

3) расчетные листки о начисленной заработной плате;

4) табель учета рабочего времени, оформленный в соответствии с требованиями законодательства;

5) письменную переписку, которую вел работник с контрагентами работодателя;

6) другие письменные доказательства, подтверждающие факт наличия трудовых отношений.

Судебная практика

Отметим, что в Трудовом кодексе РФ четко не определены перечень документов и алгоритм установления факта трудовых отношений, поэтому важно учитывать судебную практику.

Суды принимают сторону работодателя, в случае если он докажет, что:

§ работа была выполнена по собственной инициативе физического лица;

§ работодатель не давал письменных указаний на выполнение работы.

Примером такого судебного решения может служить решение от 23 марта 2011 года по гражданскому делу № 2-38/11, рассматриваемое в с. Александровское Александровского районного суда Томской области.

При рассмотрении данного дела суд указал, что в соответствии со ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ.

Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Свидетели дали показания, что договоры заключались «на словах», в письменном виде никто указаний по организации работ не давал. Представители работодателя свидетельствовали, что обещаний о трудоустройстве они не давали. Кроме этого, в доверенности и должностной инструкции свидетели, выступающие со стороны работодателя, не имели полномочий по приему и увольнению работников. В итоге суд встал на сторону работодателя.

Аналогичный вывод сделан в решении к делу от 21 июля 2010 года № 2-1975/10 Адлерского районного суда г. Сочи. Суд установил, что документов, подтверждающих трудовые отношения между заявителем и ООО, не установлено.

Таким образом, наличие документов обязательно при установлении факта трудовых отношений. Практически нулевые шансы доказать факт трудовых отношений имеются у работника, если работник:

§ не представит документальные подтверждения приема на работу;

§ свидетельскими показаниями подтвержден факт того, что работник не работал в компании.

Так, в решении по делу от 1 ноября 2010 года № 2-2789/2010 г. Владимира суд установил по свидетельским показаниям, что истец не работал в компании. При этом истец не писал заявление о приеме на работу, не был ознакомлен с соответствующим приказом, правилами внутреннего распорядка, трудовая книжка была на руках у истца, отчисления в Пенсионный фонд не производились. Оценивая представленные доказательства, суд пришел к выводу, что истец не представил доказательства, обосновывающие свои требования, изложенные в исковом заявлении. Не установлены они и в ходе судебного заседания.


Также в рубрике

  • Общероссийское голосование по поправкам в Конституцию состоится через месяц – 1 июля 2020 года. Об этом на совещании с членами рабочей группы по изменению Конституции объявил президент Владимир Путин.
  • «Финансовая газета» рассказывает о самых дорогих игроках РПЛ и об изменениях в их стоимости.
    Рейтинги1 июня 2020, 17:43
  • Российским семьям с сегодняшнего дня начали переводить разовые пособия в размере 10 тыс. рублей на детей от 3 до 16 лет. Об этом в ходе совещания в правительстве РФ сообщил председатель правительства Михаил Мишустин.
  • Из-за низкого спроса на перелеты российские авиакомпании отменяют рейсы на черноморские курорты, запланированные на начало июня, отмечают «Ведомости» со ссылкой на системы бронирования.
    Туризм1 июня 2020, 17:19
  • За поддержкой при подготовке и запуске проектов государственно-частного партнерства (ГЧП) в ВЭБ.РФ обратились больше десяти регионов. Об этом говорится в сообщении пресс-службы государственной корпорации.