Трудовые книжки: работникам готовят цифровое будущее

Трудовые книжки: работникам готовят цифровое будущее

По инициативе Минтруда Госдума приняла в первом чтении законопроект о проведении эксперимента по введению электронного документооборота в сфере отношений работодателей и работников. Основные его цели – отработка механизмов ведения кадровых документов без дублирования на бумажном носителе и подготовка предложений по внесению изменений в законодательство, в том числе для внедрения с 2021 года электронных трудовых книжек.
High Tech / 15 Фев 2020, 10:00
Трудовые книжки: работникам готовят цифровое будущее

Первые шаги по автоматизации кадровых процессов были сделаны в России еще в 2013 году, когда в Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) была введена глава, регулирующая труд дистанционных работников и устанавливающая возможность подписания трудового договора электронной цифровой подписью. Затем многие работодатели стали пользоваться электронными больничными листами, и сейчас у российских компаний есть все основания, чтобы переходить на новую ступень цифровизации.

Сегодня существует более 60 документов по кадровым вопросам, и многие из них вполне можно перевести в электронный вид. Если, например, ранее заключать договор о приеме на работу в электронной форме разрешалось лишь с дистанционными работниками, то теперь эту практику хотят распространить на всех сотрудников. Ведь электронные трудовые документы могут быть интересны не только людям, работающим дистанционно или вахтовым методом, позволяя лишний раз не тратить время и деньги на поездки в головной офис.

В порядке эксперимента

На днях в первом чтении Госдумой принят законопроект № 859678-7 о краткосрочном эксперименте по ведению в некоторых организациях электронного документооборота в сфере отношений работодателей и работников. Основная цель перевода кадровых документов в электронный вид – отработка механизмов ведения в организациях документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению соответствующих изменений в законодательство РФ. Ожидается урегулирование вопроса об использовании отечественных технических средств и программного обеспечения для хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.

Эксперимент планируется проводить с 1 апреля по 31 декабря 2020 года. Его методическое сопровождение, разработка порядка проведения, отбор работодателей для участия в нем и перечень организаций-участниц возложены на Минтруд РФ. По информации Минтруда, в эксперименте готовы принять участие порядка 100 крупных и средних компаний в сферах IT и телекоммуникаций, производства, торговли, банковской сферы, консалтинга. Бюджетные организации смогут принять участие в эксперименте при наличии источников финансирования. Средства предусмотрены в федеральном бюджете в рамках проекта «Цифровое государственное управление» нацпрограммы «Цифровая экономика РФ». Одним из участников планирует стать Фонд социального страхования.

Предусматривается, что отобранные работодатели должны будут:

·      установить виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

·      определить структурные подразделения организаций, участвующих в эксперименте;

·      подготовить и принять локальные нормативные акты и внести в них изменения с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии со ст. 372 ТК РФ по вопросам проведения эксперимента, в том числе использования видов электронной подписи;

·      ознакомить работников с порядком проведения эксперимента.

Положения о порядке проведения эксперимента должны быть отражены в коллективном договоре, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. При этом работник вправе отказаться от участия в эксперименте, уведомив работодателя в письменной форме.

Работодатели самостоятельно определяют вид электронной подписи, применяемый при ведении документов. Однако при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и внесении в них изменений будет применяться усиленная квалифицированная электронная подпись.

Расходы, связанные с ведением документов в электронном виде, включая приобретение и применение электронной подписи работника, несет работодатель. Уведомление и ознакомление работника с документами, если это инициатива работодателя, могут быть только в рабочее время.

Работодатель имеет право осуществлять хранение документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством об архивном деле. Предусматривается, что по заявлению работника о выдаче документов, ведение которых осуществляется в электронном виде, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Платформой для хранения и обработки документов может быть или информационная система работодателя, или портал «Работа в России». Сервис последней будет бесплатным для работников и работодателей. Система «Работа в России» позволит сотрудникам заверять документы простой электронной подписью.

Электронные трудовые книжки

В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора. Сейчас она ведется исключительно в бумажной форме.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Речь идет не об отмене трудовых книжек вообще, а об упразднении бланка и переходе к электронной форме их ведения. Сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде будут включать информацию о самом работнике, месте его работы, периодах работы, его трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора. Эта информация представляется работодателями в информационную систему ПФР.

Эти данные будет собирать и хранить ПФР на индивидуальном лицевом счете гражданина. Для этой цели Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ внесены изменения в ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ закона о персонифицированном учете (она дополнена п. 2.1).

По сравнению с «бумажной» версией трудовой книжки электронная версия практически идентична. Однако информацию об образовании и награждениях работника, которая в настоящее время тоже отражается в «бумажной» трудовой книжке, в состав сведений, передаваемых работодателем в ПФР, включать не планируется.

На ПФР возлагается обязанность по утверждению:

·      формы представления работодателями сведений о трудовой деятельности в информационную систему;

·      формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работодателем работнику и гражданам из информационной системы.

Плюсы и минусы

В Информации ПФР «О введении с 2020 года электронной трудовой книжки» отмечены положительные стороны перехода на электронные трудовые книжки:

·      удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;

·      минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;

·      дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;

·      снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

·      дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;

·      использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;

·      новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и государственных органов;

·      высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Работник получает гарантированный постоянный доступ к информации о своей трудовой деятельности без участия работодателя. К примеру, сведения из трудовой книжки необходимы при оформлении загранпаспорта.

Для работодателей электронные трудовые книжки работников – это снижение затрат на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, упрощение процессов. Прогнозируется, что в целом по стране снизятся издержки на персонал по всем работодателям и уменьшатся затраты на предоставление различных госуслуг.

После перехода россиянам будет легче доказывать свой стаж. Ранее в случае утери трудовой книжки приходилось долго восстанавливать все необходимые данные. Что зачастую было затруднено тем, что многие компании, прекратившие свое существование еще в 1990-х годах, не оставили о себе никаких «следов». В случае использования электронных трудовых книжек потеря информации в теории должна стать невозможной. Переход на электронные трудовые книжки позволит работникам в будущем оформлять пенсию без личного участия.

ПФР ставит своей целью повышение защищенности работников от недобросовестных работодателей. Независимое хранение данных освободит работников от проблем получении трудовой книжки у работодателей, местоположение которых может быть далеко или неизвестно.

Принятие закона повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности. «Цифра» упростит для работника взаимодействие с кадровиками в ходе трудоустройства. Ведь раньше можно было сообщить об утере трудовой книжки, если в ней была «неприятная» запись, и завести новую. Теперь у работодателя будет больше информации о реальном трудовом стаже работника.

Безопасность и сохранность информации о трудовой деятельности перейдут на другой качественный уровень и будут гарантированы государством. Но есть и риск, что данные утекут к третьим лицам. А это уже может грозить и трудящемуся, и работодателям определенными проблемами. Так что при полноценном запуске в действие электронных трудовых книжек необходимо максимально полно проработать все вопросы, связанные с потенциальными рисками, которые могут возникнуть как в части хранения и осуществления доступа к информации, так и исключения возможности несанкционированной утечки подобной информации.

Выбор каждого работника

Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека. Многие граждане (в основном это, конечно, относится к людям старшего возраста) с опаской воспринимают любые электронные формы документооборота. Причины разные, но государство обязано это учитывать, поэтому у работников есть право выбора в данном вопросе.

Для тех, у кого уже есть трудовая книжка, переход на ее электронную версию будет возможностью, а не обязанностью. 2020 год будет переходным (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). До 30 июня 2020 года работодатели обязаны в письменной форме уведомить каждого работника о том, что:

·      в трудовое законодательство внесены изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;

·      работник вправе сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки на бумаге и переходом на формирование «трудовых» сведений в электронном виде. Для этого работнику следует подать работодателю заявление.

Соответственно, каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно сможет подать работодателю письменное заявление в произвольной форме о том, какую форму ведения трудовой книжки он выбрал.

Если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку:

·      работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

·      право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

·      сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель выдает ему трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. Дальнейшие работодатели также будут вести «электронную трудовую». В обоих случаях работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета. Желание работника продолжить ведение книжки или отказаться от нее попадет в базу ПФР, и каждый новый работодатель будет учитывать единожды поданное заявление.

Если сотрудник ответит молчанием, не подал заявление до 31 декабря 2020 года, то работодатель продолжит вести его трудовую книжку на бумажном носителе. Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:

1)                 работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

·      временной нетрудоспособности;

·      отпуска;

·      отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2)                 лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Что будет при увольнении

В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней. При увольнении работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника:

·      в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

·      при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Со дня направления указанного письма работодатель освобождается от ответственности за задержку предоставления работнику сведений о трудовой деятельности. Работодатель также не несет ответственность за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности при несовпадении последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений в случаях, предусмотренных ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ. По заявлению работника (поданному в письменном виде или направленному в порядке, установленном работодателем, на адрес его электронной почты), не получившего сведения о трудовой деятельности после увольнения, работодатель обязан предоставить их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. Это указано в новой версии ст. 66 и ст. 84 ТК РФ и новой ст. 66.1 ТК РФ.

Оформлять сведения в бумажном виде следует обычной отметкой о заверении, которая включает:

·      слово «Верно»;

·      наименование должности лица, заверившего сведения, его собственноручную подпись и ее расшифровку;

·      дату заверения выписки из документа.

Сведения в электронном виде будут предоставляться работнику по определенной форме, где работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудника за период работы в организации.

В настоящее время срок хранения трудовых книжек установлен Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляет 75 лет, если трудовая книжка не вручена работнику или не востребована. Пока изменений по срокам хранения таких документов не принято.

Все сведения о трудовой деятельности работников являются составной частью индивидуального лицевого счета застрахованного лица, поэтому на эти сведения распространяется порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счета. Соответственно, сведения будут храниться в ПФР в течение всей жизни застрахованного лица.

Работодатели обязаны будут хранить сведения о трудовой деятельности работника после его увольнения в электронном виде в течение трех лет. Этот срок будет установлен поправками в раздел 8 «Кадровое обеспечение» Приказа Минкультуры от 25 августа 2010 года № 558.

Что предъявлять при приеме на работу

В настоящее время абзацем третьим ч. 1 ст. 65 «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора» ТК РФ предусмотрено, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства).

В новой редакции статьи определено, что при трудоустройстве надо будет предъявлять трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности работника, предусмотренные ТК РФ, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

Иными словами, если у работника «электронная трудовая книжка», то при заключении трудового договора с 2020 года он предъявляет работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе или в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, или в ПФР либо посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) на бумажном носителе или в электронном виде.

Новый работодатель сам сможет запрашивать у предшествующего работодателя сведения о трудовой деятельности соискателя только с его письменного согласия. Так как передача прежним работодателем новому работодателю сведений о трудовой деятельности является передачей персональных данных третьему лицу.

Как получить сведения из электронной трудовой книжки

Способ получения сведений

Формат предоставления сведений

У работодателя по последнему месту работы (за период работы у него)

На бумажном носителе или в форме электронного документа

В многофункциональном центре предоставления государственных

и муниципальных услуг (МФЦ)

На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом

В Пенсионном фонде

На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа

С использованием Единого портала государственных

и муниципальных услуг (функций) (на сайте gosuslugi.ru)

В форме электронного документа


Эти способы установлены в новой ст. 66.1 ТК РФ.

Ответственность за невыдачу сведений

Статьей 165 «Случаи предоставления гарантий и компенсаций» (абзац девятый ч. 1) установлено, что, помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных ТК РФ, работникам предоставляются гарантии и компенсации в связи с задержкой по вине работодателя выдачи трудовой книжки при увольнении.

Согласно поправкам, предоставление компенсаций будет распространяться и на случаи задержки предоставления работодателем работнику сведений о его трудовой деятельности. Задержка выдачи данных сведений при увольнении работника по аналогии с действующими правилами в отношении трудовых книжек является основанием для возмещения работодателем материального ущерба, причиненного работнику лишением его в связи с такой задержкой возможности трудиться. При этом, разумеется, предусмотрено освобождение работодателя от ответственности за задержку в представлении сведений о трудовой деятельности, произошедшую не по его вине, в том числе когда работник отказывается от получения сведений или последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения трудовых отношений (например, при увольнении за прогул).

Нормами ст. 165, 234 ТК РФ предусмотрено: если вследствие задержки выдачи трудовой книжки работник не может приступить к новой работе, бывшему работодателю необходимо возместить работнику не полученный им заработок за время незаконного лишения его трудовой книжки, а значит, возможности трудиться. День увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае будет приравнен ко дню выдачи трудовой книжки (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Часть 1 ст. 234 «Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться» дополняется абзацем пятым в части обязанности работодателя возместить работнику не полученный им заработок в случае задержки выдачи работнику при увольнении сведений о трудовой деятельности, внесения в них неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

В ст. 392 ТК РФ за работником закрепляется право на обращение в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение одного месяца со дня выдачи сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе, заверенных надлежащим образом.

Статей 394 «Вынесение решений по трудовым спорам об увольнении и о переводе на другую работу» (ч. 8 действующей редакции) установлено: если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула. Поправками слова «трудовой книжке» дополнили словами «и (или) сведениях о трудовой деятельности».

Передача сведений в ПФР

Согласно новой версии Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работодатели (страхователи) обязаны предоставлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц. Индивидуальный лицевой счет в системе индивидуального (персонифицированного) учета дополняется разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица.

В числе сведений о трудовой деятельности, которые работодателю придется сдавать в ПФР, будут сведения (подп. «б» п. 4, подп. «б» п. 7 ст. 1 закона № 436-ФЗ): СНИЛС; Ф. И. О. работника; о месте работы лица (наименование работодателя и сведения о его переименованиях); о выполняемой им работе и периодах работы (должность, специальность, профессия, квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации), структурное подразделение); о датах приема, увольнения, перевода на другую работу (с указанием реквизитов приказов и иных документов, являющихся основанием для оформления кадровых мероприятий); об основании прекращения трудового договора. Здесь надо будет указывать еще и причину увольнения; о реквизитах приказов (распоряжений), иных решений или документов.

С 1 января 2020 года введена обязанность для работодателей ежемесячно представлять сведения о проведенных кадровых мероприятиях (приеме, переводе, увольнении) и информацию по заявлениям работников о выборе способа ведения их трудовых книжек. Новый отчет «Сведения о трудовой деятельности» (СЗВ-ТД) работодателям предстоит сдавать лишь в случае кадровых подвижек (приема на работу, перевода, увольнения), а также при поступлении от работников заявлений о выборе электронной/бумажной трудовой книжки. Порядок представления формы СЗВ-ТД утвержден Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п и разъяснен в Информации от 03.01.2020 «О введении с 2020 года электронной трудовой книжки».

В 2020 году отчетность необходимо сдавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Работодатели должны представить СЗВ-ТД за январь 2020 года до 17 февраля только по тем работникам, в отношении которых производились определенные кадровые изменения.

Сведения формируются в электронном виде с использованием программно-технических средств работодателей либо с использованием электронного сервиса, предоставляемого для этих целей.

Если численность зарегистрированных лиц за предшествующий отчетный месяц составляет 25 и более лиц, формирование сведений о трудовой деятельности осуществляется в форме электронного документа с применением программно-технических средств страхователя или электронного сервиса, предоставляемого ПФР. В таком же порядке могут представляться сведения страхователем, численность зарегистрированных лиц у которого составляет менее 25.

Сдача в 2020 году СЗВ-ТД не освобождает работодателей от сдачи в ПФР отчетности по форме СЗВ-СТАЖ. Данную отчетность за 2019 год работодатели обязаны направить в ПФР не позднее 1 марта 2020 года. При реорганизации фирмы СЗВ-СТАЖ нужно представить в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта.

Подписывайтесь на нашу рубрику:
Для подпсики необходимо авторизироваться
Укажите вашу электронную почту в личном кабинете
Комментарий
Чтобы оставить комментарий необходимо авторизироваться